Assistant to Property Manager (Trợ Lý Quản Lý Tòa Nhà)

Mô tả Công việc

• Nhận sự phân công công việc trực tiếp từ Quản lý tòa nhà / Take direct instruction from Property Manager for daily tasks
• Sắp xếp và điều phối các cuộc hẹn/ lịch trình/ cuộc họp theo yêu cầu / Arrange and coordinate appointments/ schedules/ meetings for Property Manager as per request
• Tham dự và lập biên bản họp theo yêu cầu / Attend and take minutes of meeting as required
• Chuẩn bị và phân phát tất cả các thông báo, thông tin và tất cả các thư từ chính thức được ban hành bởi Quản lý tòa nhà / Prepare & publish memo, information and all formal correspondences issued by the Property Manager
• Tổng hợp tất cả các quy định (sổ tay khách thuê, sổ hướng dẫn thi công trang trí nội thất...) / Properly summarize all kind of Building regulations (tenant handbook, fit-out guidance...);
• Nhận và tổng hợp báo cáo từ các bộ phận;/ Receive and summarize all reports from heads of departments
• Chuẩn bị, dịch tài liệu, tổng hợp cẩn thận các tài liệu liên quan đến quá trình vận hành của công ty / Prepare and translate in-out correspondences; store and efficiently retrieve all documents relating to company operation
• Đảm bảo các báo cáo ngày/tuần/tháng/quý/năm được chuẩn bị và nộp đúng ngày / Ensure that all daily/ weekly/ monthly/ quarterly/ yearly reports are prepared and submitted on time
• Hỗ trợ Quản lý tòa nhà khi bận công tác/ trong kì nghỉ, đảm bảo công tác vận hành của các bộ phận / Be the back up of Property Manager when he/she is on business/holiday to ensure the project is smoothly operated
• Làm việc trao đổi với nhà cung cấp/ nhà thầu về các vấn đề liên quan đến vận hành cần thiết, liên quan đến hoạt động của tòa nhà đã được phân công / Together with Property Manager, deal with suppliers/ contractors regarding necessary operational matters concerned to project activities as assigned
• Truyền thông tin khi cần thiết tới tất cả mọi nhân viên một cách chuyên nghiệp / Dispatch information when needed to all staff with a professional manner
• Thay Quản lý tòa nhà theo dõi công việc đã được giao cho các bộ phận để đảm bảo rằng công việc hoàn thành tốt / On behalf of the Property Manager, following up the assigned duties to make sure the job is done correctly
• Hỗ trợ chấm công cho nhân viên hàng tháng / Assist to check and verify timesheets for employees monthly
• Giám sát các nhà thầu vận hành liên quan đến dịch vụ vệ sinh, bảo vệ và nhân viên của họ, giám sát các nhà thầu và công nhân khác, bộ phận lễ tân và nhân viên kĩ thuật / Supervise operational contractors (in cooperation with Property Manager, M/E Dept and other managers) related to janitorial service, security service and their staffs; supervise of other contractors and workers, receptionists and maintenance team
• Phát hiện và báo cáo vấn đề xảy ra tại các bộ phận cho Quản lý tòa nhả / Aware of any issues and report to PM
• Liên tục theo dõi hiệu suất làm việc của tất cả các nhân viên, hướng dẫn và hỗ trợ họ khi cần thiết và ban hành các kỉ luật khi có yêu cầu/ Constantly monitor the performance of all project’s staffs and provide guidance and assistance
• Quản lý tất cả các hoạt động nhân sự và quản trị / Manage all personnel and administrative tasks

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị khách
  sạn hoặc các lĩnh vực liên quan;/ Graduate from College or University majoring in
  Business Administration, Hospitality or a related field;
• Bằng cấp, chứng chỉ về Quản lý toà nhà / Diploma/Degree in Property Management;
• Ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý toà nhà / At least 1-year experience in Property Management fields
• Tiếng Anh cơ bản (nói và viết) / Basic English (both speaking and writing)
• Kỹ năng giao tiếp, ứng xử và các kỹ năng viết / Excellent communication, interpersonal and writing skills
• Chủ động, có năng lực, linh hoạt và sẵn sàng học hỏi;/ Proactive, competent, flexible and willing to learn
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm / Excellent organizational and time management skills with the ability to multi-task
• Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực / Ability to work effectively under pressure