Cách để một người quản lý tốt gửi phản hồi đến nhân viên

Lượt xem: 30,953

Nhiều người thường nghĩ, làm sếp thì sẽ có thể đưa ra ý kiến một cách thẳng thắn không chút đắn đo. Tuy nhiên, thực tế cho thấy thật chẳng dễ chịu gì khi phải gửi những phản hồi ít tích cực đến nhân viên có hiệu suất làm việc không tốt mỗi khi đến kỳ đánh giá năng lực. Dù không thích nhưng ở vai trò của người quản lý, đây là một phần bắt buộc trong công việc. Vậy bạn sẽ làm gì nếu rơi vào tình huống này? Hãy cùng CareerViet.vn tham khảo cách xử lý từ các chuyên gia của trang Inc.

Điều đầu tiên, ở vai trò của quản lý có lẽ bạn sẽ cần nghĩ đến việc kỷ luật. Nghe có vẻ quá nghiêm khắc nhưng khoan nhìn nhận về điều này với suy nghĩ tiêu cực bởi nếu việc kỷ luật được thực hiện với tinh thần đóng góp và tập trung cải thiện cho tương lai, điều này ngược lại mang đến tính nhất quán, sự hướng dẫn và phản hồi giá trị cho những vấn đề mà người nhân viên gặp phải. Dù muốn hay không, một cuộc trò chuyện đối mặt thẳng thắn là điều nên được diễn ra giữa người quản lý và nhân viên, càng sớm càng tốt.

1) HÃY CÓ SỰ CHUẨN BỊ TỐT

Một người quản lý tốt sẽ dành thời gian để phân tích với mong muốn trước hết có thể hiểu được mọi khía cạnh của vấn đề. Có 4 câu hỏi mà bạn sẽ cần tự đặt ra cho bản thân nhằm có sự chuẩn bị tốt và khiến cuộc trò chuyện giữa đôi bên dễ dàng hơn.

Người nhân viên bạn cần nói chuyện liệu có hiểu vấn đề là gì?

Người nhân viên ấy liệu có thật sự hiểu kỳ vọng của công ty về khả năng làm việc của anh/cô ấy?

Người nhân viên ấy có hiểu rõ điều gì sẽ xảy ra nếu khả năng làm việc của anh/cô ấy không đáp ứng tiêu chuẩn đặt ra?

Với vai trò là người quản lý, bạn có nắm được tất cả những nguyên nhân? Những ai là người có liên quan, điều gì, khoảng thời gian, tình huống, lý do và vấn đề đã diễn ra như thế nào?

2) XÁC ĐỊNH THỜI GIAN, KHÔNG GIAN VÀ CÁCH ĐỂ ĐƯA PHẢN HỒI

Đừng trì hoãn việc phản hồi! Người quản lý hơn ai hết cần chủ động và tìm cách cải thiện vấn đề thật sớm. Tuy nhiên, bạn cũng cần khéo léo đủ để tình huống dịu xuống một chút nhằm tránh những xung đột không cần thiết khi mọi người đều đang có cái đầu rất nóng. Một vài gợi ý dành cho bạn đó là hãy trao đổi những vấn đề cần phản hồi vào cuối giờ làm hoặc trước cuối tuần, đồng thời để ý đến nơi sẽ diễn ra việc phản hồi, có thể chọn một nơi nào đó mà đôi bên cùng thoải mái chứ không nhất thiết phải thiết lập một cuộc họp như thông thường.

3) ĐƯA RA CHỈ DẪN VÀ LỜI KHUYÊN

Thay vì chỉ trích những sai lầm của nhân viên, một người quản lý tốt sẽ đưa ra những phân tích đâu là nguyên nhân của vấn đề, tìm kiếm sự đồng thuận, đồng thời cố gắng gợi ý những phương án giải quyết với chỉ dẫn và lời khuyên cụ thể.

Hãy nói về những rắc rối trong công việc mà thôi, tránh bàn về cá nhân

Mọi thảo luận đều nên có dẫn chứng, tránh dựa trên giả thiết

Cần có sự khách quan với các ghi nhận cụ thể

Đặt ra kỳ vọng rõ ràng và những gợi ý giúp đạt được kỳ vọng

Dành thời gian lắng nghe trong buổi thảo luận

Thẳng thắn chỉ ra những sai lầm nếu điều đó là cần thiết

Tập trung cải thiện cho tương lai chứ không phải chì chiết vấn đề đã xảy ra trong quá khứ

Tìm cách làm buổi thảo luận tốt hơn bằng những câu hỏi có tính gợi mở nhằm giúp người nhân viên dễ dàng nắm bắt vấn đề đã xảy ra

Khẳng định ý tưởng đề xuất giải quyết vấn đề của nhân viên là khả thi nhưng đưa thêm những đề nghị giúp cho hướng giải quyết hoàn thiện hơn

Hãy khéo léo giữ thể diện cho nhân viên

Tóm tắt lại nội dung thảo luận đã được hai bên đồng ý, ghi nhận bằng văn bản nếu cần thiết

Kết thúc buổi thảo luận một cách lạc quan về khả năng để cải thiện tình huống đồng thời khuyến khích nhân viên hãy tìm kiếm thêm lời khuyên từ bạn nếu vẫn cần đến sự giúp đỡ

Tiếp tục theo dõi quá trình khắc phục vấn đề và có những buổi họp đánh giá thêm để kịp thời điều chỉnh

4) CHUẨN BỊ TRƯỚC VỚI VIỆC NHẬN LẠI SỰ TỪ CHỐI HOẶC PHẢN KHÁNG

Không may là một số nhân viên luôn muốn thử thách sự kiên nhẫn của bạn bằng cách tỏ thái độ và từ chối tiếp nhận gốc rễ của vấn đề. Họ thậm chí không chịu hiểu mình có phạm sai lầm hay không hoặc chỉ trích ngược lại công ty và bạn. Điều này không hề hiếm gặp, thế nên bạn không cần phải mất bình tĩnh. Hãy cứ ghi nhận trước và tiếp tục phản hồi tuỳ theo tình huống.

THỰC TẾ LÀ NHÂN VIÊN CỦA BẠN TỎ THÁI ĐỘ VỚI VIỆC BẠN ĐƯA RA PHẢN HỒI. VẬY BƯỚC XỬ LÝ TIẾP THEO LÀ GÌ?

Nếu thiện chí của bạn không được đáp lại với một thái độ đón nhận và bình tĩnh từ người nhân viên, đây là lúc để bạn cứng rắn và đưa ra phương án cuối cùng bởi đôi khi “sếp muốn lương thiện nhưng ai cho sếp lương thiện”:

Nếu nhân viên của bạn tỏ ra không phục những vấn đề bạn đưa ra, vậy hãy để họ chủ động nói về những điều họ nghĩ và chốt lại xem nguyên nhân nằm ở đâu

Yêu cầu một sự cam kết rõ ràng từ phía nhân viên và thực hiện một phụ lục hợp đồng từ 60 đến 90 ngày để trao cho họ cơ hội cải thiện tình huống

Theo sát những quy định về nhân sự để đảm bảo mọi việc được tuân thủ đúng luật

Buổi thảo luận cần được ghi nhận lại bằng văn bản để hai bên cùng nắm rõ và thực hiện theo

Tạo thêm một chút nỗ lực về sự kết nối bằng cách tìm hiểu xem đây có thể là những cảm xúc nóng nảy nhất thời từ nhân viên hay tính cách của anh ấy/cô ấy vốn cố chấp không chịu tiếp thu. Nếu là những cảm xúc nhất thời, bạn có thể trao thêm cơ hội để người nhân viên dịu đi và bình tĩnh hơn. Còn nếu sau cùng, mọi nỗ lực đàm phán của bạn đều không thành công, hãy cứng rắn thanh lý hợp đồng lao động càng nhanh chóng càng tốt, tránh kéo dài dây dưa và tránh tạo thêm nhiều xung đột tiêu cực không đáng có.

Nguồn hình: Freepik

Xem thêm cơ hội tìm việc làm mới tại CareerViet :

Nguồn: CareerBuiderVietnam

Việc Làm VIP ( $1000+)

Panasonic R&D Center Vietnam
Panasonic R&D Center Vietnam

Lương : Cạnh Tranh

Hà Nội

Công Ty TNHH LF Logistics (Việt Nam)
Công Ty TNHH LF Logistics (Việt Nam)

Lương : Cạnh Tranh

Bình Dương

ATAD Steel Structure Corporation
ATAD Steel Structure Corporation

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

ALBA WELLNESS VALLEY
ALBA WELLNESS VALLEY

Lương : 40 Tr - 50 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty TNHH Olam Việt Nam
Công ty TNHH Olam Việt Nam

Lương : Cạnh Tranh

Đồng Nai

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 20 Tr - 30 Tr VND

Hà Nội

CÔNG TY TNHH RV GROUP VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH RV GROUP VIỆT NAM

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Vietnamese-German University (VGU)
Vietnamese-German University (VGU)

Lương : 16 Tr - 25 Tr VND

Bình Dương

Panasonic Electric Works Vietnam Co.,Ltd
Panasonic Electric Works Vietnam Co.,Ltd

Lương : Cạnh Tranh

Bình Dương

Ngân Hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam
Ngân Hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam

Lương : 30 Tr - 50 Tr VND

Hà Nội

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 20 Tr - 30 Tr VND

Hà Nội

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 20 Tr - 25 Tr VND

Hà Nội

Chi nhánh Công ty TNHH TM Vạn An
Chi nhánh Công ty TNHH TM Vạn An

Lương : 15 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh | Tiền Giang | Đồng Tháp

CÔNG TY CỔ PHẦN AN PHA KIM (UA FACADE)
CÔNG TY CỔ PHẦN AN PHA KIM (UA FACADE)

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

SCI Group
SCI Group

Lương : 15 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

Saint-Gobain Vietnam
Saint-Gobain Vietnam

Lương : Cạnh Tranh

Quảng Trị

Công ty Cổ phần Devyt
Công ty Cổ phần Devyt

Lương : Cạnh Tranh

Hà Nội

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 18 Tr - 35 Tr VND

Hà Nội

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 30 Tr - 45 Tr VND

Hà Nội

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 20 Tr - 25 Tr VND

Hà Nội

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 20 Tr - 35 Tr VND

Hà Nội

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 25 Tr - 35 Tr VND

Hà Nội

Công ty TNHH Minh Long I
Công ty TNHH Minh Long I

Lương : 16 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN TM & DV SAGEN GROUP
CÔNG TY CỔ PHẦN TM & DV SAGEN GROUP

Lương : 30 Tr - 40 Tr VND

Hồ Chí Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ INFINITY GROUP
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ INFINITY GROUP

Lương : 20 Tr - 30 Tr VND

Lâm Đồng

URC Vietnam Co., Ltd.
URC Vietnam Co., Ltd.

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Ngân Hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam
Ngân Hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Công Ty Cổ phần Vinafco
Công Ty Cổ phần Vinafco

Lương : Cạnh Tranh

Hà Nội

Công Ty TNHH Lampart
Công Ty TNHH Lampart

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Công ty Cổ phần Sữa VitaDairy Việt Nam
Công ty Cổ phần Sữa VitaDairy Việt Nam

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Công Ty TNHH Sunjin Vina
Công Ty TNHH Sunjin Vina

Lương : 40 Tr - 50 Tr VND

Bạc Liêu | Tiền Giang | Bến Tre

CÔNG TY CỔ PHẦN GREEN SPEED
CÔNG TY CỔ PHẦN GREEN SPEED

Lương : 25 Tr - 30 Tr VND

Long An

Newtecons
Newtecons

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Bài viết cùng chuyên mục "Phát triển bản thân"

PM là gì? Tìm hiểu về vai trò và thu nhập của Project Manager
Tìm hiểu PM là gì, vai trò, và kỹ năng cần có của một PM trong quản lý dự án. Cùng CareerViet tìm hiểu rõ về nghề PM và tiềm năng phát triển của nó. Xem ngay!
ATTN là gì? ATTN là viết tắt của từ gì? Cách sử dụng trong email
ATTN là gì? ATTN là viết tắt của từ gì trong tiếng Anh? Nhấn xem ngay bài viết để cùng tìm hiểu ATTN nghĩa là gì và cách sử dụng trong email nhé!
Lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm SUMIFS trong Excel!
Tìm hiểu cách dùng hàm SUMIFS trong Excel hiệu quả, những lỗi phổ biến thường gặp nhất và cách tối ưu hóa quá trình tính toán dữ liệu!
Dự đoán xu hướng và cơ hội nghề nghiệp trong FMCG!
FMCG là ngành gì và khám phá những xu hướng nổi bật và cơ hội nghề nghiệp đang nổi lên trong ngành FMCG!
Mô hình SWOT là gì? Ý nghĩa, cách phân tích và áp dụng hiệu quả
Mô hình SWOT dần trở nên phổ biến và được áp dụng trên hầu hết các lĩnh vực từ việc kinh doanh, marketing cho đến học tập và cách sống. Vậy SWOT là gì?
Chứng chỉ năng lực xây dựng hạng 3: Điều kiện và thủ tục xin cấp
Chứng chỉ xây dựng năng lực hạng 3 là gì? Hồ sơ và điều kiện cấp như thế nào? Thủ tục cấp chứng chỉ ra sao? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ nhé!
Xem thêm

Quan tâm

Thông báo việc làm - Hoàn toàn miễn phí và dễ dàng

TẠO NGAY
Feedback