Trợ Lý Giám đốc (Ngành F&B)

Mô tả Công việc

• Quản lý lịch làm việc, sắp xếp họp, công tác: Theo dõi, cập nhật và điều phối lịch trình của Giám đốc, đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả.
• Soạn thảo, rà soát văn bản, báo cáo: Chuẩn bị tài liệu, công văn, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất, đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp.
• Tham mưu, đề xuất giải pháp hỗ trợ Giám đốc: Cung cấp thông tin, phân tích và đề xuất phương án xử lý nhằm hỗ trợ Giám đốc trong quá trình ra quyết định.
• Quản lý tài liệu, thông tin mật: Lưu trữ, bảo mật và kiểm soát luồng thông tin nội bộ, tuân thủ các quy định bảo mật của doanh nghiệp.
• Triển khai giám sát, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo kết quả theo dõi việc thực hiện các công việc được giao đến các bộ phận trong công ty.
• Đại diện Giám đốc làm việc với đối tác/nhân sự khi được ủy quyền: Thay mặt Giám đốc xử lý các công việc đối ngoại hoặc phối hợp với các phòng ban trong phạm vi được giao.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của GĐ.

QUYỀN HẠN:

• Công việc của Trợ lý phụ thuộc vào công việc của Giám đốc, nếu cấp trên càng nhiều việc và vai trò quan trọng thì đồng nghĩa với Trợ lý càng bận rộn và cần thiết hơn nữa. Họ chịu trách nhiệm liên hệ, theo dõi, yêu cầu phối hợp các bộ phận mà Giám đốc giao phó.
• Đại diện lãnh đạo liên hệ, trao đổi và truyền tải thông tin cho các bộ phận, phòng ban có liên quan. Được quyền phân công nhiệm vụ, tổ chức công việc dựa theo chỉ đạo của cấp trên và các quyền hạn khác được ủy thác từ Chánh văn phòng.
• Hỗ trợ trực tiếp lãnh đạo, tiếp cận tài liệu trước những nhân viên khác
• Trực tiếp tiếp cận, giao tiếp, phân phát tài liệu trong doanh nghiệp
• Chủ động thiết lập cách thức quản lý hồ sơ, tài liệu, trang thiết bị…
• Trung gian kết nối giữa nhân viên và lãnh đạo, thay mặt lãnh đạo nhận và trả hồ sơ
• Chủ động lên lịch hẹn theo lịch trình làm việc của lãnh đạo…
• Điều phối, kiểm soát hoạt động của nhân viên phòng ban, bao gồm cả đội ngũ Thư ký
• Đảm nhận vai trò lãnh đạo, trực tiếp điều hành hoạt động chuyên môn sâu theo sự ủy quyền khi người lãnh đạo vắng mặt
• Trực tiếp đàm phán, linh hoạt ứng phó tình huống, dung hòa lợi ích giữa doanh nghiệp và đối tác
• Kiểm tra tài liệu trình ký, ký nháy đồng ý, hoặc yêu cầu nhân viên chỉnh sửa lại trước khi trình lãnh đạo ký chính thức.

Yêu Cầu Công Việc

• Giới tính / Độ tuổi / Ngoại hình / Sức khỏe:

- Giới tính: Không phân biệt

- Độ tuổi: Từ 27 đến 38

- Ngoại hình: Gọn gàng, ưa nhìn

- Sức khỏe: Tốt

• Yêu cầu Bằng cấp: Tốt nghiệp từ Cao đẳng, Đại học trở lên
• Trình độ ngoại ngữ / tin học:

- Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh

- Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo công cụ tin học văn phòng (word, powerpoint, excel)

• Năng lực / kỹ năng: Kỹ năng tổ chức đội nhóm, kỹ năng đào tạo, kỹ năng đàm phán, kỹ năng tạo động lực, quản lý…
• Số năm kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 02 năm làm việc tại vị trí thư ký giám đốc, trợ lý Giám đốc, Tổng giám đốc trong lĩnh vực thương mại.
• Yêu cầu chuyên môn công việc:

- Cẩn thận, trung thực, chi tiết, khả năng giao tiếp tốt, chịu được áp lực

- Kỹ năng: giao tiếp tốt, phân tích, tư duy và giải quyết vấn đề

- Kỹ năng xử lý tình huống tốt

- Có khả năng tư duy triển khai công việc và tiếp nhận thông tin mục tiêu công ty đề ra.

- Có khả năng diễn đạt, truyền tải thông tin tốt

- Có khả năng kiến thức, hiểu biết sâu rộng về thị trường tiêu dùng và ngành nghề F&B.

• Các yêu cầu khác (nếu có):

- Nhạy bén, linh hoạt trong công việc.

- Có khả năng tự thúc đẩy, tự vạch định mục tiêu cụ thể và tập trung thực hiện mục tiêu.

- Cởi mở, sẵn sàng học hỏi, tiếp thu các góp ý phản hồi.

• Ưu tiên: Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm về mảng thương mại.