Thư Ký Dự Án - Thương Hiệu Reverie

Job Description

Nhiệm vụ chính

A. Điều phối dự án

• Hỗ trợ lập kế hoạch, tổ chức và triển khai các hạng mục dự án theo tiến độ đã đề ra.
• Phối hợp với các phòng ban nội bộ và nhà cung cấp bên ngoài để đảm bảo quá trình thực hiện dự án diễn ra suôn sẻ.
• Theo dõi tiến độ dự án, cập nhật báo cáo tình trạng và kịp thời xử lý vấn đề phát sinh.
• Đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án trên nhiều hạng mục theo checklist và tiêu chuẩn.

B. Giao tiếp

• Là đầu mối chính cho các yêu cầu và trao đổi liên quan đến dự án.
• Duy trì liên lạc hiệu quả giữa khách hàng, nhà cung cấp, đối tác thi công và các phòng ban nội bộ.
• Chuẩn bị và phân phối tài liệu dự án, bao gồm biên bản họp, báo cáo tiến độ và kế hoạch hành động.

C. Hồ sơ & Báo cáo

• Quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án chính xác, cập nhật và có hệ thống.
• Hỗ trợ soạn thảo, rà soát hợp đồng, báo giá và các tài liệu liên quan khác.
• Theo dõi ngân sách, chi phí dự án và hỗ trợ báo cáo tài chính.

D. Chăm sóc khách hàng

• Tiếp nhận và giải quyết các phản hồi từ khách hàng (thông qua đội ngũ Kinh doanh) một cách kịp thời và chuyên nghiệp.
• Hỗ trợ đội ngũ Kinh doanh trong việc quản lý kỳ vọng của khách hàng, đảm bảo sự hài lòng với kết quả dự án.

E. Hỗ trợ hành chính

• Sắp xếp lịch họp, chuyến công tác và các hoạt động liên quan đến dự án.
• Quản lý thư từ, tài liệu liên quan và lưu trữ hồ sơ dự án phục vụ tham khảo nhanh chóng.

Job Requirement

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý Dự án, Thiết kế Nội thất hoặc các ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm trong điều phối dự án hoặc hỗ trợ hành chính, ưu tiên trong lĩnh vực nội thất, xây dựng hoặc đồ gỗ.
• Kỹ năng tổ chức, quản lý đa nhiệm tốt, chú trọng chi tiết.
• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp công việc xuất sắc.
• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Có khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp nhóm.
• Biết sử dụng phần mềm quản lý dự án là một lợi thế.
• Hiểu biết về nội thất rời (loose furniture) và các hạng mục fit-out là một lợi thế.