Giám sát dịch vụ tòa nhà (lễ tân và nhà thầu)

Mô tả Công việc

1. Công việc vận hành (Operation):

• Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi, yêu cầu, phản ánh của cư dân/khách thuê.

• Quản lý các dịch vụ: taxi, thẻ ra vào, bãi đỗ xe, chuyển phát nhanh, báo chí, đồ thất lạc.

• Gửi thông báo, thư từ cho cư dân/khách thuê, cung cấp thông tin cần thiết.

• Phối hợp với các bộ phận kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh để đảm bảo vận hành trơn tru.

• Hướng dẫn cư dân/nhà thầu tuân thủ nội quy, quy trình (di chuyển, đăng ký cư trú...).

• Quản lý nhà thầu phụ khi cần; theo dõi hợp đồng và chất lượng dịch vụ.

• Đào tạo, giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên CS.

• Đảm bảo tác phong, đồng phục và tiêu chuẩn dịch vụ của đội ngũ CS.

• Lập checklist, nhật ký làm việc, theo dõi các yêu cầu công việc hàng ngày.

• Xây dựng quan hệ với chính quyền địa phương, phối hợp tổ chức sự kiện và hoạt động cộng đồng.

2. Công việc giám sát (Supervision):

• Giám sát các nhà thầu phụ: bảo vệ, vệ sinh, diệt côn trùng, xử lý rác thải, cảnh quan, xe đưa đón...

• Đảm bảo nhà thầu tuân thủ hợp đồng, đủ nhân sự và chất lượng dịch vụ theo cam kết.

• Kiểm tra định kỳ và đột xuất để đảm bảo hoạt động đúng quy trình.

• Phối hợp chặt chẽ với giám sát của nhà thầu và các bộ phận liên quan.

• Hướng dẫn nhân viên nhà thầu hiểu rõ nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn công việc.

• Theo dõi lịch làm việc, điểm danh (vân tay) và hỗ trợ xử lý yêu cầu cư dân trong ca trực.

3. Báo cáo (Report):

• Lập checklist và báo cáo hàng ngày cho Quản lý tòa nhà.

4. Các công việc khác (Other tasks):

• Theo dõi công nợ khách hàng, kiểm kê và kiểm soát vật dụng, hàng tồn kho.

• Kiểm soát việc giao nhận hàng hóa, đảm bảo tuân thủ quy trình và an toàn.

Yêu Cầu Công Việc

Trình độ học vấn:

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị khách sạn hoặc các ngành liên quan.

• Ưu tiên có bằng cấp hoặc chứng chỉ về Quản lý.

Kinh nghiệm:

• Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan (dịch vụ khách hàng, tòa nhà, vận hành…).

Kỹ năng chuyên môn & cá nhân:

• Kỹ năng giao tiếp, ứng xử và đàm phán tốt, có khả năng làm việc với cư dân, khách thuê và các bên liên quan.

• Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel, cơ sở dữ liệu và các công cụ quản lý thông tin.

• Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian và đa nhiệm tốt.

• Chủ động, linh hoạt, ham học hỏi, làm việc hiệu quả dưới áp lực.

• Kỹ năng làm việc nhóm, phân tích và giải quyết vấn đề xuất sắc.

• Có tư duy sáng tạo, khả năng đưa ra sáng kiến trong công việc.

• Am hiểu về lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ và có nhận thức tốt về các vấn đề hiện tại trong ngành.

• Có khả năng viết báo cáo và thuyết trình rõ ràng, chuyên nghiệp.