Thư ký Giám đốc Bệnh viện

Job Description

1. Hỗ trợ công tác hành chính:

• Theo dõi lịch làm việc và lịch họp của CBLĐ, sắp xếp khoa học và nhắc lịch cho CBLĐ
• Ghi biên bản họp và biên phiên dịch tài liệu theo yêu cầu
• Thực hiện các thủ tục thanh toán: lập PR/ PO theo từng vụ việc của CBLĐ
• Hỗ trợ CBLĐ các thủ tục hành chính, xin cấp visa đối với các chuyến công tác nước ngoài
• Đầu mối tiếp nhận thông tin, hồ sơ ứng viên, tài liệu, thư từ… trình duyệt xin ý kiến CBLĐ, phản hồi thông tin tới các Phòng/ Ban/ Bộ phận liên quan.
• Tổng hợp và lưu trữ các hồ sơ, tài liệu, báo cáo theo yêu cầu của CBLĐ
• Hỗ trợ thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự bao gồm: tổng hợp và chuẩn bị thông tin, hồ sơ nhân sự, liên hệ theo yêu cầu hoặc thực hiện các trao đổi khác theo phân công của Lãnh đạo
• Thực hiện các công việc theo phân công của CBLĐ

2. Trợ giúp CBLĐ kiểm soát và quản lý hệ thống kế hoạch, báo cáo công việc:

• Trợ giúp CBLĐ trong việc quản lý hệ thống kế hoạch, báo cáo hiện hành (biểu mẫu, nội dung, người chịu trách nhiệm thực hiện, tần suất). Trợ giúp CBLĐ theo dõi hệ thống báo cáo thường qui và các yêu cầu báo cáo bất thường theo yêu cầu của Lãnh đạo
• Tiếp nhận hoặc/và thu thập báo cáo từ các bộ phận theo kế hoạch công việc. Nhắc việc các bộ phận đảm bảo công việc được báo cáo đúng kế hoạch/ đúng yêu cầu
• Phân tích, sàng lọc, xử lí thông tin trong báo cáo. Tổng hợp và tóm lược các nội dung cần lưu ý, cần xin chỉ đạo định hướng hoặc phê duyệt của Lãnh đạo

3. Trợ giúp CBLĐ công việc Hợp tác trong nước và Quốc tế:

• Bố trí sắp xếp các công tác hậu cần để đối tác hoặc đại diện đối tác tới bệnh viện làm việc: các thủ tục visa, ăn ở, đi lại...
• Hõ trợ cung cấp các thông tin về các chương trình, sự kiện của các đối tác cho CBLĐ và đầu mối phụ trách
• Gửi thông tin mời họp, hỗ trợ tiếp đón (trường hợp là khách mời trong và ngoài nước)

Job Requirement

• Tuổi: Từ 23 - 30 tuổi
• Tốt nghiệp Đại học trở lên (ưu tiên loại giỏi) các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Quan hệ quốc tế, Quản lý bệnh viện, Y tế công cộng…
• Có kinh nghiệm trên 2 năm làm việc với vị trí Thư ký, Trợ lý Lãnh đạo cấp cao.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường Y tế
• Ngoại hình ưa nhìn
• Ưu tiên ứng viên có IELTS 6.5 trở lên
• Kỹ năng tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin nhanh và chính xác
• Kỹ năng soạn thảo tờ trình/ biên bản họp/ tài liệu và lập báo cáo chuyên nghiệp
• Linh hoạt, chủ động, bảo mật thông tin
• Giao tiếp, kết nối, phối hợp tốt với các bộ phận/ phòng ban