Họat động theo nhóm

Việc thiết kế tốt có thể giúp nhóm có được bước khởi đầu tốt, nhưng điều đó không thể đảm bảo sự thành công. Thành công là khi các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau hướng đến mục tiêu đã định. Làm việc cùng nhau là thử thách lớn nhất, nhưng ngòai ra còn có nhiều công việc khác phải để tâm đến.. Một trong số đó là xác định mức độ ưu tiên khi nhóm có nhiều mục tiêu. Việc nào nên giải quyết đầu tiên? Con người, thời gian và nguồn lực hạn chế sẽ được phân bố như thế nào?

Lên lịch làm việc là một chức năng họat động khác. Việc lên lịch giúp nhóm thực hiện nhiệm vụ trong các hạn định thời gian. Chức năng này giải đáp các câu hỏi sau:

Điều gì phải được thực hiện?

Một họat động cụ thể sẽ mất bao lâu để hòan thành?

Mỗi họat động phải diễn ra theo trình tự nào?

Ai chịu trách nhiệm cho từng họat động?

Ngòai ra còn có vấn đề về việc ra quyết định như thế nào. Nhóm phải xác định ai sẽ ra quyết định ( trưởng nhóm, nhóm, các cá nhân trong nhóm) và cách ra quyết định (nhất trí, đa số). Người ra quyết định và cách ra quyết định liên quan chặt chẽ với nhau. Sau đây là 4 phương pháp có thể áp dụng:

1) Quy tắc đa số. Các thành viên mang thông tin vào cuộc họp, thảo luận và biểu quyết. Quyết định nhận được trên 50 phiếu bầu sẽ được chọn.

2) Nhất trí. Mọi thành viên trong nhóm phải đồng ý chọn một quyết định. Nhóm phải triển khai các giải pháp thay thế mới nếu không đạt được sự nhất trí.

3) Một nhóm nhỏ quyết định. Một nhóm cá nhân có kinh nghiệm và kỹ năng liên quan được chọn ra để quyết định.

4) Trưởng nhóm quyết định. Trưởng nhóm thu thập ý kiến của các thành viên trong nhóm và ra quyết định.

Mỗi phương pháp đều có điểm mạnh và điểm yếu. Ví dụ nếu các thành viên trong nhóm tham gia nhiều vào quy trình ra quyết định, họ có nhiều khả năng hơn trong việc hỗ trợ thực hiện quyết định trong thực tế. Do đó, phương pháp nhất trí và quy tắc đa số có thể giúp xây dựng sự cam kết trong nhóm. Tuy nhiên, những phương pháp này lại mất thời gian. Nếu thời gian là vấn đề thì hãy xem xét sử dụng các phương pháp khác nhau cho những lọai quyết định khác nhau. Hãy dùng một trong các phương pháp “ nhóm quyết định” để ra quyết định quan trọng nhất đối với các thành viên trong nhóm, và dùng phương pháp linh động hơn cho các quyết định còn lại.

Vai trò của trưởng nhóm

Mọi nhóm đều cần một trưởng nhóm giữ vai trò là nguồn sinh lực, người liên hệ chính giữa nhóm với phần còn lại của tổ chức, và là người phát ngôn cho nhóm. Trong một số trường hợp, trưởng nhóm có thể xác định bởi người bảo trợ hoặc được các thành viên trong nhóm bầu chọn

Trưởng nhóm phải thực hiện những trách nhiệm giống như một nhà lãnh đạo: duy trì việc thực hiện mục tiêu và giữ cho mọi người đi đúng hướng, đem về nguồn lực cần thiết, khuyến khích mọi người, và “gỡ rối” cho nhóm khi gặp phải vấn đề nan giải.

Giải quyết vấn đề nan giải

Nhóm có thể gặp rắc rối vì nhiều lý do. Ý thức định hướng và sự tận tâm của một số thành viên có thể suy giảm. Một số thành viên khác có thể đặt quyền lợi cá nhân lên trên quyền lợi và mục tiêu chung của cả nhóm. Có thể nảy sinh những lỗ hổng nghiêm trọng trong kỹ năng. Hoặc sự tư thù giữa các thành viên cũng có thể làm suy yếu sự cấu kết của nhóm.

May mắn là có nhiều điều mà trưởng nhóm có thể làm để gỡ rối cho nhóm. Ví dụ một trưởng nhóm có thể cho nhóm thảo luận lại về mục đích, phương pháp và các mục tiêu thực hiện của mình với việc sử dụng hiến chương của nhóm làm trung tâm. Trưởng nhóm có thể dàn xếp mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm, và thậm chí có thể loại bỏ những người không đóng góp hoặc gây rắc rối ra khỏi nhóm.