Nhân viên Lễ tân - Văn thư

Mô tả Công việc

1. Công tác lễ tân:

· Trực quầy lễ tân, tiếp đón và hướng dẫn khách đến làm việc.

· Trả lời điện thoại, tiếp nhận và chuyển cuộc gọi đến đúng bộ phận.

· Nhận và xử lý thư từ, bưu phẩm, công văn đến – đi.

· Quản lý lịch làm việc, lịch họp, đặt lịch tiếp khách (nếu được phân công).

· Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp: nước uống, văn phòng phẩm, thiết bị,...

· Quản lý khu vực lễ tân, đảm bảo sạch sẽ, gọn gàng, chuyên nghiệp.

2. Công tác văn thư – lưu trữ:

· Tiếp nhận, phân phối và theo dõi công văn đến/đi của công ty.

· Soạn thảo một số văn bản hành chính đơn giản (biên bản, giấy mời, thông báo,...).

· Lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu hành chính theo quy định.

· Đóng dấu, theo dõi, bàn giao con dấu theo quy trình.

· Phối hợp với các bộ phận để thực hiện công tác hành chính khác khi được yêu cầu.

3. Các công việc hành chính khác:

· Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ (sinh nhật, họp mặt, hội nghị,...).

· Quản lý văn phòng phẩm, theo dõi và đề xuất mua sắm.

· Các công việc khác theo chỉ đạo của Trưởng Đơn vị.

Yêu Cầu Công Việc

·         Tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ, hoặc các ngành liên quan (ưu tiên).

·         Có kinh nghiệm lễ tân tại ngân hàng, tòa nhà văn phòng lớn hoặc môi trường chuyên nghiệp tương đương (ưu tiên).

·         Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp thân thiện, tác phong chuyên nghiệp.

·         Kỹ năng sắp xếp, tổ chức công việc khoa học.

·         Thành thạo tin học văn phòng và các công cụ hỗ trợ công việc khác

·         Trung thực, cẩn trọng và có tinh thần trách nhiệm cao.