Trưởng phòng Hành chính

Job Description

1. Quản lý và điều hành Phòng Hành chính

• Xây dựng kế hoạch hoạt động định kỳ cho Phòng Hành chính; tổ chức triển khai và giám sát việc thực hiện.
• Điều hành, phân công và kiểm soát hiệu quả công việc của các bộ phận: Quản trị Văn phòng, HSE và Vận hành tòa nhà CADIVI Tower.
• Xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên môn hóa, tinh thần dịch vụ nội bộ tốt và phối hợp liên phòng ban hiệu quả.

2. Tham mưu, xây dựng và cải tiến hệ thống hành chính

• Tham mưu cho Ban Điều hành về các chính sách, quy trình, quy định liên quan đến công tác hành chính – văn phòng, lễ tân, hậu cần, tài sản, vận hành tòa nhà, HSE.
• Tổ chức soạn thảo, ban hành và kiểm soát việc thực hiện các quy trình hành chính trong toàn Công ty.
• Xây dựng kế hoạch ngân sách hàng năm cho toàn bộ hoạt động hành chính; phân bổ, kiểm soát và đánh giá hiệu quả sử dụng ngân sách từng bộ phận

3. Quản lý công tác hành chính tổng hợp

• Chỉ đạo thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, công văn, biểu mẫu, hậu cần và dịch vụ văn phòng.
• Tổ chức các hoạt động nội bộ, sự kiện và công tác tiếp khách.
• Theo dõi, quản lý tài sản hành chính và phương tiện di chuyển của công ty.

4. Quản lý công tác HSE

• Phối hợp xây dựng kế hoạch HSE toàn công ty; tổ chức huấn luyện an toàn, diễn tập PCCC.
• Giám sát điều kiện làm việc tại văn phòng và các chi nhánh.
• Chỉ đạo xử lý các tình huống phát sinh liên quan đến HSE và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.

5. Triển khai chuyển đổi số trong công tác hành chính

• Đầu mối xây dựng và triển khai kế hoạch chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính: số hóa quy trình, tài liệu, dữ liệu văn phòng.
• Phối hợp với Phòng CNTT và các bộ phận liên quan lựa chọn và triển khai phần mềm hỗ trợ quản trị hành chính.
• Giám sát, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kịp thời các hoạt động chuyển đổi số.

Job Requirement

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Hành chính, Luật hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 07 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính – nhân sự, trong đó có ít nhất 03 năm ở vị trí quản lý. Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các doanh nghiệp sản xuất, quy mô nhân sự lớn
• Có khả năng thu hút, đào tạo, phát triển nhân viên; tạo môi trường làm việc gắn kết và hiệu quả.
• Có thế mạnh về tổ chức, điều phối nguồn lực và tinh thần theo đuổi mục tiêu.
• Các kỹ năng cần có:
  • Khả năng quản lý ngân sách, kiểm soát chi phí hành chính tốt
  • Kỹ năng giao tiếp, thương lượng và giải quyết vấn đề tốt.
  • Kỹ năng tổ chức, điều phối và giám sát công việc.
• Có tinh thần hợp tác, phối hợp tốt và có tinh thần trách nhiệm cao.
• Thời gian làm việc: Từ Thứ 2 - Thứ 7 (có thể WFH 2 ngày Thứ 7/tháng), từ 7g30 đến 16g30.