Trưởng phòng Vận hành

Job Description

1. QUẢN LÝ VẬN HÀNH BẾN

• Tổ chức và giám sát hoạt động hằng ngày tại các bến tàu: bán vé, đón – tiễn khách, điều phối tàu ra/vào bến.
• Đảm bảo bến hoạt động đúng quy trình, đúng giờ, đúng hình ảnh và tiêu chuẩn dịch vụ đã ban hành.
• Kiểm soát vệ sinh, an ninh trật tự, an toàn cho khách hàng, nhân sự và tài sản tại bến.
• Phối hợp với các bộ phận Kinh doanh, nhân viên bến xử lý phản ánh, khiếu nại và các tình huống phát sinh tại bến.

2. QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÀU

• Điều hành lịch chạy tàu, phân công thuyền trưởng, thủy thủ, nhân viên phục vụ phù hợp với kế hoạch khai thác.
• Giám sát việc tuân thủ quy định an toàn hàng hải và nội quy vận hành trên tàu.
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ trên tàu theo tiêu chuẩn công ty.
• Phối hợp với bộ phận Kỹ thuật trong công tác kiểm tra kỹ thuật, bảo trì, bảo dưỡng và xử lý sự cố tàu.

3. QUẢN LÝ NHÂN SỰ VẬN HÀNH

• Quản lý, điều phối và phân công công việc cho các cấp quản lý và nhân viên vận hành.
• Xây dựng kế hoạch phân ca, lịch làm việc phù hợp với khung giờ khai thác và mùa vụ.
• Tổ chức đào tạo hằng tuần về quy trình vận hành, kỹ năng và văn hóa doanh nghiệp.
• Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự; đề xuất khen thưởng, kỷ luật và điều chỉnh nhân sự khi cần.

4. QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG & TRẢI NGHIỆM

• Đảm bảo quy trình đón khách tại bến và trên tàu được tổ chức chuyên nghiệp, thống nhất hình ảnh thương hiệu.
• Tiếp nhận, xử lý và theo dõi các phản ánh, khiếu nại của khách hàng liên quan đến vận hành bến và tàu.
• Chủ động rà soát, nâng cấp các điểm chạm trải nghiệm khách hàng tại bến và tàu.
• Phối hợp với bộ phận Kinh doanh nhằm tối ưu chất lượng phục vụ và mức độ hài lòng của khách hàng.​

5. THIẾT LẬP & CHUẨN HÓA HỆ THỐNG QUY TRÌNH – CHECKLIST VẬN HÀNH

• Xây dựng, chuẩn hóa toàn bộ hệ thống quy trình và checklist cho khối vận hành
• Chuẩn hóa checklist theo ca vận hành (mở ca – giữa ca – kết ca) và theo từng vị trí chức danh.
• Kiểm soát việc tuân thủ, đánh giá hiệu quả áp dụng và cập nhật định kỳ quy trình vận hành.

6. PHÁT TRIỂN DOANH THU & CHƯƠNG TRÌNH KHAI THÁC THEO MÙA

• Phối hợp với Kinh doanh xây dựng chiến lược khai thác tối ưu công suất tàu và bến.
• Đề xuất phương án tăng doanh thu thông qua lịch chạy, khung giờ, tuyến, loại tàu và dịch vụ bổ trợ.
• Tham gia xây dựng và triển khai các chương trình vận hành theo mùa, lễ, Tết và sự kiện đặc biệt.

7. QUẢN LÝ HỆ THỐNG BÁN VÉ & ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VẬN HÀNH

• Phối hợp với bộ phận CNTT/đối tác để vận hành ổn định hệ thống bán vé và check-in.
• Trực tiếp chỉ đạo xử lý, can thiệp kịp thời khi hệ thống bán vé phát sinh lỗi ảnh hưởng đến hoạt động khai thác.
• Chuẩn hóa dữ liệu vận hành (chuyến tàu, lượt khách, doanh thu, sự cố) nhằm phục vụ báo cáo và ra quyết định.

8. QUẢN LÝ THIẾT BỊ – CƠ SỞ VẬT CHẤT

• Kiểm tra định kỳ tình trạng cơ sở hạ tầng bến tàu: bến tàu, nhà chờ, phòng vé, hệ thống chiếu sáng và các hạng mục liên quan.
• Theo dõi, quản lý tình trạng trang thiết bị phục vụ vận hành và an toàn.
• Đề xuất kế hoạch bảo trì, sửa chữa và nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ khai thác.

9. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH & HIỆU QUẢ VẬN HÀNH

• Phối hợp với Kế toán và Kinh doanh trong công tác đối soát doanh thu, vé, chi phí cập tàu và chi phí cảng vụ, các loại chi phí khác.
• Kiểm soát chi phí vận hành gồm nhân sự, nhiên liệu, bảo trì và vật tư tiêu hao.
• Đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả khai thác bến và tàu.

10. BÁO CÁO & CẢI TIẾN

• Lập báo cáo vận hành, tuần, tháng: lượt khách, tình trạng tàu, sự cố và chất lượng phục vụ.
• Đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu suất vận hành và trải nghiệm khách hàng tại bến và trên tàu.
• Đề xuất áp dụng các giải pháp công nghệ, phần mềm trong quản lý vận hành và báo cáo.
• Phân tích dữ liệu vận hành nhằm tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả khai thác.
• Liên tục cải tiến hệ thống vận hành theo định hướng phát triển của công ty.

11. PHÁP LÝ – AN TOÀN – CƠ QUAN CHỨC NĂNG

• Đảm bảo toàn bộ hoạt động vận hành tàu, bến tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật đường thủy nội địa.
• Quản lý hồ sơ pháp lý liên quan đến tàu, bến, thuyền viên và hoạt động khai thác.
• Làm việc với Cảng vụ, Đăng kiểm và các cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
• Tổ chức đào tạo, diễn tập định kỳ về an toàn, phòng chống rủi ro và ứng phó sự cố.

Job Requirement

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Quản lý vận tải, Du lịch, Hàng hải, Kinh tế hoặc tương đương.
• Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm vận hành bến tàu / điều hành tour / vận tải, trong đó ít nhất 1–2 năm ở vị trí quản lý.
• Hiểu biết về an toàn hàng hải, pháp lý bến tàu, quy định về vận chuyển hành khách.
• Kỹ năng lãnh đạo và phân công công việc.
• Giao tiếp tốt, xử lý tình huống nhanh và hiệu quả.
• Kỹ năng lập kế hoạch & kiểm soát vận hành.
• Tư duy dịch vụ khách hàng và cải tiến quy trình.
• Thành thạo Excel và phần mềm điều hành (nếu có)..
• Cẩn thận, trung thực, trách nhiệm.
• Thái độ tích cực, hỗ trợ đồng đội tốt.