Nhân viên tài liệu hồ sơ ca đêm

Job Description

Mục tiêu công việc:
Đảm bảo quy trình mở tài khoản, xuất hóa đơn và xử lý đơn hàng được thực hiện chính xác, đúng hạn; hỗ trợ nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh

Nhiệm vụ chính:
Hỗ trợ mở tài khoản dịch vụ cho khách hàng:
Nhận và xác nhận thông tin khách hàng từ bộ phận kinh doanh qua email.
Hỗ trợ sale sàng lọc, bổ sung thông tin khi cần thiết.
Tạo hồ sơ mở tài khoản theo đúng quy trình nội bộ.
Đảm bảo quá trình onboarding khách hàng diễn ra suôn sẻ, không gặp trở ngại về giấy tờ hay kỹ thuật.
Tạo và gửi hóa đơn dịch vụ ban đầu:
Sau khi tài khoản dịch vụ của khách hàng đã được onboard thành công, tiếp nhận yêu cầu từ bộ phận kinh doanh để tạo hóa đơn cho gói dịch vụ đã đăng ký ban đầu.
Lập hóa đơn dựa trên nội dung được ghi chú cụ thể trong email hoặc hệ thống nội bộ
Gửi hóa đơn đúng hạn cho khách hàng bằng email qua hệ thống
Đảm bảo thông tin hóa đơn đầy đủ, chính xác, hỗ trợ khách hàng trong trường hợp cần chỉnh sửa hoặc bổ sung.

Theo dõi và xử lý thanh toán:
Ghi nhận và cập nhật thông tin thanh toán trên hệ thống nội bộ.
Hướng dẫn, hỗ trợ khách hàng thực hiện thanh toán đúng phương thức, đúng thời hạn
Xử lý đơn hàng và tạo hóa đơn sau triển khai:
Tiếp nhận, tạo và gửi hóa đơn cho những đơn hàng phát sinh từ các bộ phận liên quan sau khi tài khoản đã được onboard và đang vận hành ổn định.
Phối hợp với bộ phận kho để xử lý đơn hàng, theo dõi tiến độ giao hàng.
Cập nhật trạng thái đơn hàng thường xuyên, đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian, đúng địa điểm theo cam kết.

Job Requirement

Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Tài chính hoặc các ngành liên quan (lợi thế nhưng không bắt buộc).
Có kinh nghiệm ở vị trí Sale Admin, Hỗ trợ Kinh doanh hoặc tương đương (là một điểm cộng).
Giao tiếp tốt, có khả năng đọc hiểu tài liệu bằng tiếng anh, viết email và xử lý công việc bằng tiếng Anh cơ bản trở lên.
Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel, Word và công cụ email.
Có khả năng làm việc độc lập, linh hoạt, xử lý tình huống nhanh.
Cẩn thận, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao.
Thời gian làm việc: 22h00 - 07h00 (Thứ hai đến Thứ sáu)