Trưởng Phòng Sales Admin (HEAD OF SALES ADMIN)

Job Description

1. Quản lý & xử lý đơn hàng

· Giám sát việc tiếp nhận và xử lý thông tin đặt hàng từ Sales hoặc khách hàng qua các kênh (Zalo, email, điện thoại).

· Đảm bảo đơn hàng được xử lý đúng quy trình nội bộ và đúng tiến độ.

· Theo dõi và phê duyệt các yêu cầu đổi trả hàng, giải quyết kịp thời các phát sinh.

2. Quản lý hợp đồng với khách hàng

· Kiểm soát quy trình tiếp nhận khách hàng mới, phê duyệt thông tin và trình ký hợp đồng.

· Theo dõi tình trạng hợp đồng của toàn bộ khách hàng, đảm bảo tái ký/ký mới đúng hạn.

· Phối hợp với bộ phận Sales tổng hợp điều khoản, và làm việc với Phòng Pháp chế để dự thảo, hoàn thiện, ký kết và lưu trữ hợp đồng.

3. Tính và kiểm soát trả thưởng khách hàng

· Giám sát quá trình tổng hợp doanh số phát sinh, đối chiếu với Kế toán để tính thưởng.

· Đảm bảo tính chính xác, minh bạch, đúng hạn trong việc chi trả cho khách hàng.

4. Chăm sóc khách hàng

· Xây dựng và giám sát triển khai các chính sách chăm sóc khách hàng (tặng quà sinh nhật, khai trương, tri ân).

· Đảm bảo cập nhật doanh số định kỳ 3 lần/tháng (ngày 11, 21, 26).

· Hướng dẫn nhân viên tư vấn khách hàng đặt hàng theo chương trình khuyến mãi và khả năng bán hàng.

· Tiếp nhận, phân loại và xử lý/điều phối các ý kiến phàn nàn, khiếu nại, góp ý của khách hàng.

· Đảm bảo đội ngũ có thể cung cấp thông tin sản phẩm, cách sử dụng cơ bản cho khách hàng.

5. Quản lý & phát triển đội ngũ Sales Admin

· Phân công công việc, giám sát tiến độ và hiệu quả làm việc của nhân viên.

· Đào tạo, hướng dẫn kỹ năng xử lý thông tin, chăm sóc khách hàng, phối hợp nội bộ.

· Định hướng phát triển nghề nghiệp, tạo động lực và xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp.

6. Báo cáo & Tham mưu cho Ban Giám đốc

· Tổng hợp và báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) về doanh số, hợp đồng, hoạt động chăm sóc khách hàng.

· Báo cáo kết quả chương trình khuyến mãi, bán hàng, các chương trình đặc thù.

· Đề xuất cải tiến quy trình, chính sách bán hàng, phần mềm quản lý dữ liệu.

· Tham mưu giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động bộ phận và tăng trưởng doanh số.

Job Requirement

1.Trình độ/Chuyên môn:
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Dược (ưu tiên), Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Tài chính, Kế toán.
- Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm quản lý Sales Admin/CSKH, ưu tiên ứng viên ngành Dược, Thực phẩm chức năng, Healthcare.
2. Kỹ năng cần thiết:
- Kỹ năng lập kế hoạch, quản lý và điều phối công việc.
- Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel), ưu tiên có kinh nghiệm sử dụng CRM.
- Kỹ năng tổng hợp, phân tích báo cáo số liệu.
- Kỹ năng chăm sóc khách hàng, xử lý khiếu nại.
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết trình tốt.
- Kỹ năng đào tạo, định hướng và phát triển nhân viên.
- Kỹ năng làm việc nhóm và phối hợp liên phòng ban.