Mô hình SWOT là gì? Ý nghĩa, cách phân tích và áp dụng hiệu quả

Không chỉ trên lĩnh vực Marketing, Kinh doanh, mô hình SWOT ngày càng được ứng dụng phổ biến trong các hoạt động của đời như học tập, tư duy - phân tích. Vậy, SWOT là gì? Tại sao cần thiết phải sử dụng mô hình SWOT để phân tích? Trong bài viết nay, CareerViet sẽ giúp bạn nắm được những kiến thức quan trọng về SWOT.

Định nghĩa SWOT và nguồn gốc

SWOT là viết tắt chữ cái đầu của 4 từ tiếng Anh Strengths (Điểm mạnh) - Weaknesses (Điểm yếu) - Opportunities (Cơ hội) - Threats (Thách thức). Thông qua việc xác định các yếu tố nội tại (điểm mạnh, điểm yếu) và ngoại tại (cơ hội, thách thức), mô hình SWOT giúp đánh giá vị thế cạnh tranh của một tổ chức, dự án hoặc sản phẩm trên thị trường.

Mô hình SWOT có nguồn gốc từ những năm 1960 tại Đại học Stanford, Mỹ. Ban đầu, mô hình này được gọi là SOFT, trong đó F là viết tắt của Fault (lỗi). Tuy nhiên, sau đó, chữ F đã được thay thế bằng chữ W (weakness) để tạo thành mô hình SWOT như chúng ta biết ngày nay.

Các nhà nghiên cứu tại Stanford đã phát triển mô hình này với mục tiêu tìm hiểu quá trình lập kế hoạch của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, sau đó họ nhận thấy rằng các tổ chức thường tập trung quá nhiều vào các yếu tố bên trong mà bỏ qua các yếu tố bên ngoài. Mô hình SWOT ra đời nhằm khắc phục hạn chế này, giúp các tổ chức có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình của doanh nghiệp.

Lợi ích của SWOT

Ngày nay, ma trận SWOT được ứng dụng nhiều trên hầu hết các lĩnh vực bởi những lợi ích sau đây:

• Hiểu rõ bản thân: Nhận diện những gì đã làm tốt (Điểm mạnh), những gì cần cải thiện (Điểm yếu) để từ đó xây dựng chiến lược phát triển phù hợp.

• Nắm bắt cơ hội: Phát hiện ra thời cơ như xu hướng thị trường mới, những phân khúc khách hàng chưa khai thác, những đối tác tiềm năng để mở rộng kinh doanh.

• Đối mặt với thách thức: Nhận biết những rủi ro tiềm ẩn như sự cạnh tranh gay gắt, biến động kinh tế, thay đổi chính sách để đưa ra các phương án ứng phó kịp thời.

• Lập kế hoạch chiến lược hiệu quả: Dựa trên những thông tin thu thập được từ SWOT, doanh nghiệp có thể xây dựng một kế hoạch kinh doanh chi tiết, khả thi, tập trung vào việc tận dụng tối đa điểm mạnh, khắc phục điểm yếu, nắm bắt cơ hội và giảm thiểu rủi ro.

Phân tích các yếu tố của mô hình SWOT

Ý nghĩa của mô hình SWOT được tạo thành từ 4 chữ cái đầu của 4 từ sau đây:

Strengths (Điểm mạnh)

Đây được hiểu là những ưu thế giúp doanh nghiệp nổi bật so với đối thủ như thương hiệu mạnh, đội ngũ nhân viên giỏi, sản phẩm chất lượng cao. Hãy hình dung giả sử công ty bạn đang mở đợt tuyển dụng nhân viên lớn, để chiến lược này thực hiện thành công, nếu áp dụng mô hình SWOT, bạn sẽ nhìn thấy Strengths của mình gồm những yếu tố sau:

• Thương hiệu công ty mạnh: Doanh nghiệp của bạn có đủ uy tín để thu hút ứng viên chất lượng.

• Quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp: Quá trình tuyển dụng diễn ra nhanh chóng, minh bạch sẽ tạo ấn tượng  tốt cho ứng viên.

• Đội ngũ nhân sự hiện tại xuất sắc: Nhân viên hiện tại có thể giới thiệu ứng viên chất lượng.

• Chính sách đãi ngộ hấp dẫn: Lương thưởng cạnh tranh, phúc lợi tốt.

Weaknesses (Điểm yếu)

Đối lập với điểm mạnh (Strengths), Weaknesses sẽ là những hạn chế cần khắc phục. Đó có thể là tài chính hạn hẹp, quy trình làm việc chưa tối ưu. Với ví dụ nêu trên, bạn cũng sẽ tìm thấy điểm yếu của mình khi áp dụng mô hình SWOT cho chiến lược tuyển dụng của công ty như:

• Quá trình tuyển dụng kéo dài: Ứng viên mất kiên nhẫn và có thể từ chối cơ hội.

• Thiếu đa dạng trong đội ngũ nhân viên: Cần tuyển dụng thêm nhân viên có kỹ năng, kinh nghiệm khác nhau.

• Khó khăn trong việc thu hút ứng viên cho các vị trí đặc thù: Do yêu cầu cao về kỹ năng, kinh nghiệm.

• Hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên chưa hiệu quả: Dẫn đến việc mất thông tin, khó theo dõi​

Opportunities (Cơ hội)

Đây được xem là yếu tố ngoại cảnh quyết định sự thành bại của chiến lược, kế hoạch kinh doanh, marketing hay cả lĩnh vực tuyển dụng. Opportunities là những yếu tố bên ngoài có thể giúp doanh nghiệp phát triển, ví dụ: thị trường mới mở, xu hướng tiêu dùng thay đổi.

Vậy với giả dụ tuyển dụng nêu trên, mô hình SWOT sẽ cho bạn thấy những cơ hội nào? Đó có thể là:

• Thị trường lao động dồi dào: Nhiều ứng viên trẻ có tài năng, trí tuệ và kinh nghiệm phù hợp.

• Công nghệ tuyển dụng phát triển: Các trang web tuyển dụng trực tuyến uy tín như CareerViet,,... giúp tiếp cận ứng viên nhanh chóng.

• Xu hướng làm việc từ xa: Mở rộng khả năng tuyển dụng ứng viên ở nhiều địa điểm khác nhau.

• Các chương trình hợp tác với trường đại học: Nguồn cung cấp nhân sự trẻ, năng động.

Threats (Thách thức)

Thách thức chính là những yếu tố bên ngoài có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến tổ chức. Vận dụng vào ví dụ trên, ta thấy được, Threats cho chiến dịch tuyển dụng sẽ là các yếu tố sau:

• Sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp: Khó khăn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.

• Yêu cầu về kỹ năng của ứng viên ngày càng cao: Khó tìm được ứng viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu.

• Chi phí tuyển dụng tăng: Doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn vào các hoạt động tuyển dụng.

• Sự thay đổi nhanh chóng của thị trường lao động: Doanh nghiệp cần liên tục điều chỉnh chiến lược tuyển dụng.​

Ưu - Nhược điểm của SWOT

Ưu điểm

Ma trận SWOT được đa số cá nhân, tổ chức sử dụng bởi những ưu điểm sau đây:

• Đơn giản, dễ hiểu và dễ áp dụng: Mô hình SWOT có cấu trúc rõ ràng, dễ dàng hiểu và áp dụng vào nhiều tình huống khác nhau.

• Tổng quan toàn diện: SWOT giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về một vấn đề, bao gồm cả yếu tố nội tại và ngoại tại.

• Cung cấp cơ sở cho ra quyết định: Thông qua việc phân tích SWOT, chúng ta có thể đưa ra những quyết định sáng suốt, dựa trên cơ sở dữ liệu.

• Linh hoạt: SWOT có thể được áp dụng cho cá nhân, nhóm, tổ chức hoặc dự án.

• Tiết kiệm chi phí: SWOT là một công cụ phân tích đơn giản, không đòi hỏi nhiều nguồn lực.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, SWOT cũng có một số nhược điểm nhỏ bạn cần lưu ý:

• Tính chủ quan: Kết quả phân tích SWOT phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm, kiến thức và quan điểm của người thực hiện.

• Khó định lượng: Việc đánh giá mức độ quan trọng của các yếu tố SWOT thường mang tính chủ quan và khó định lượng.

• Khó đưa ra giải pháp cụ thể: SWOT chỉ cung cấp thông tin về tình hình hiện tại, chưa thể đưa ra giải pháp cụ thể để giải quyết vấn đề.

• Có thể bỏ sót các yếu tố quan trọng: Nếu không phân tích kỹ lưỡng, có thể bỏ sót một số yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến kết quả.

• Quá tập trung vào hiện tại: SWOT thường tập trung vào tình hình hiện tại, có thể bỏ qua các yếu tố thay đổi trong tương lai.

​

Nguyên tắc quan trọng khi vận dụng SWOT

Tuy ma trận SWOT không đòi hỏi quá cao về kỹ năng, chuyên môn nhưng để vận dụng hiệu quả, bạn nhất định phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

Tập trung vào mục tiêu

Trước khi bắt đầu, hãy xác định rõ mục tiêu cụ thể của việc phân tích. Điều này giúp tập trung vào các yếu tố liên quan trực tiếp đến mục tiêu, tránh đưa ra quá nhiều yếu tố không liên quan, làm phân tán sự tập trung.

Tích hợp dữ liệu

SWOT cần bạn phải thu thập thông tin đa dạng bằng cách sử dụng nhiều nguồn dữ liệu khác nhau như báo cáo tài chính, khảo sát khách hàng, báo cáo thị trường,...

Đánh giá khách quan

Đừng chỉ liệt kê các yếu tố SWOT mà hãy phân tích kỹ nguyên nhân và hậu quả của từng yếu tố. Bạn phải tìm kiếm mối liên hệ giữa các yếu tố SWOT để đưa ra những nhận định tổng quan.

Phân loại rõ ràng

Cần phân loại rõ ràng giữa điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Việc sử dụng bảng SWOT sẽ giúp bạn trực quan hóa và dễ dàng phân loại các yếu tố.

Liên kết các yếu tố

Việc xâu chuỗi các yếu tố SWOT sẽ giúp hiểu rõ hơn về tình hình hiện tại và tương lai. Dựa trên mối quan hệ giữa các yếu tố, bạn có thể xây dựng các chiến lược để tận dụng điểm mạnh, khắc phục điểm yếu, nắm bắt cơ hội và đối phó với thách thức.

Cần có tính linh hoạt

Thị trường luôn thay đổi, vì vậy cần thường xuyên cập nhật và điều chỉnh bảng SWOT. Nhớ rằng, không nên quá cứng nhắc với bảng SWOT ban đầu. Hãy sẵn sàng thay đổi và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.

Tạo ra kế hoạch hành động

Dựa trên kết quả phân tích SWOT, xây dựng một kế hoạch hành động cụ thể với các mục tiêu, chỉ số đánh giá và thời gian thực hiện rõ ràng. Cần thường xuyên theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch và đánh giá hiệu quả để điều chỉnh nếu cần.

SWOT áp dụng cho lĩnh vực nào?

Mô hình SWOT là một công cụ phân tích vô cùng hữu ích, được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng phổ biến nhất là lĩnh vực sau:

Kinh doanh

SWOT sẽ giúp đánh giá tình hình hiện tại của doanh nghiệp, xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức để xây dựng chiến lược phát triển. Đồng thời, giúp đánh giá tiềm năng của sản phẩm mới trên thị trường, xác định đối thủ cạnh tranh và xây dựng chiến lược tiếp thị. Cuối cùng là đánh giá tính khả thi của một dự án đầu tư, xác định rủi ro và cơ hội.

Marketing 

Ma trận SWOT được sử dụng để đánh giá thị trường mục tiêu, xác định đối thủ cạnh tranh, xu hướng tiêu dùng và xây dựng chiến lược marketing hiệu quả. Qua đó giúp doanh nghiệp xây dựng và củng cố hình ảnh thương hiệu, tăng cường độ nhận diện và lòng trung thành của khách hàng.

Quản lý nhân sự

Mô hình SWOT là một công cụ linh hoạt và hữu ích trong quản lý nhân sự, giúp các doanh nghiệp đánh giá tình hình hiện tại, xác định các vấn đề cần giải quyết và xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực hiệu quả.

Quản lý dự án

Khi đó, SWOT sẽ giúp đánh giá khả năng thành công của một dự án, xác định rủi ro và xây dựng kế hoạch dự phòng. Ngoài ra, còn giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng thành công của một dự án, xác định rủi ro và xây dựng kế hoạch dự phòng.

Hướng dẫn áp dụng mô hình SWOT vào thực tế

Để giúp bạn có thể vận dụng mô hình SWOT vào thực tế, CareerViet sẽ hướng dân bạn cách xây dựng ma trận SWOT và phân tích, lập chiến lược thực hiện:

Cách xây dựng mô hình SWOT

Để xây dựng ma trận SWOT bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1 - Hoạch định ma trận SWOT: bạn cần thực hiện kẻ bảng với đầy đủ các yếu tố S, W, O, T và SO, WO, ST, WT và đưa các yếu tố này vào vị trí hợp lý. Với bảng chi tiết này, người dùng sẽ dễ nhìn và dễ điền hơn.

Bạn vẽ một bảng gồm 4 cột và 4 hàng.

4 cột: Đặt tên cho 4 cột lần lượt là:

• S (Strengths): Điểm mạnh

• W (Weaknesses): Điểm yếu

• O (Opportunities): Cơ hội

• T (Threats): Thách thức

4 hàng: Chia tiếp 4 cột trên thành 4 hàng nhỏ hơn, tạo thành 4 ô:

• S-O: Kết hợp giữa điểm mạnh và cơ hội

• W-O: Kết hợp giữa điểm yếu và cơ hội

• S-T: Kết hợp giữa điểm mạnh và thách thức

• W-T: Kết hợp giữa điểm yếu và thách thức

Bước 2 - Xác định điểm mạnh và cơ hội, xây dựng chiến lược S-O: Sau khi đã có khung ma trận, bạn sẽ bắt đầu điền thông tin vào bảng. Liệt kê tất cả những gì doanh nghiệp đang làm tốt, những ưu thế so với đối thủ cạnh tranh. Xác định những yếu tố bên ngoài có thể giúp doanh nghiệp phát triển, như xu hướng thị trường, chính sách mới của nhà nước,...Sau đó, kết hợp S-O để tìm ra những điểm chung giữa điểm mạnh và cơ hội.

Bước 3 - Nhận định và chuyển biến rủi ro: đây là sự kết hợp giữa điểm yếu và cơ hội, là bước thiết lập yếu tố WO. Ở bước này, bạn cần xác định rõ điểm yếu của doanh nghiệp, từ đó tận dụng các cơ hội từ bên ngoài để cải thiện yếu tố này.

Bước 4 - Nhận biết và tận dụng các cơ hội: hai yếu tố điểm mạnh và thách thức sẽ phối hợp tại bước này, còn được gọi là yếu tố ST. Trong bước này, bạn cần xác định các điểm mạnh, từ đó xác định các thách thức mà doanh nghiệp cần vượt qua sẽ có thể dùng điểm mạnh nào để giải quyết.

Bước 5 - Loại bỏ mối đe dọa tiềm ẩn: Để đảm bảo sự ổn định và phát triển lâu dài, doanh nghiệp cần chủ động phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra. Ví dụ, trong thời đại số, việc xây dựng và phát triển các kênh truyền thông xã hội là điều vô cùng cần thiết để tăng cường tương tác với khách hàng và cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ.

Cách phân tích và lập chiến lược thực hiện

Ma trận SWOT không chỉ áp dụng riêng cho các doanh nghiệp hoặc tổ chức, mà chúng còn được áp dụng cho cá nhân để hiểu hơn về mục tiêu và con người của mình. Để xây dựng ma trận SWOT cho chính mình, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1 - Hiểu rõ về bảng phân tích SWOT cho cá nhân: được thực hiện tương tự với 4 yếu tố: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Tuy nhiên, đây là SWOT dành cho cá nhân nên bạn sẽ ghi lại các yếu tố theo chính bản thân mình.

Bước 2 - Phương pháp thực hiện bảng SWOT: bạn cần lập ra một bảng có đầy đủ 4 yếu tố trên và điền các thông tin tương ứng vào cả 4 ô tương ứng với mỗi yếu tố. Ngoài ra, bạn cũng cần suy xét từng yếu tố thật kỹ theo bản thân.

Bước 3 - Tự đặt câu hỏi cho bản thân về từng yếu tố: Trong đó, điểm mạnh bao gồm các kỹ năng, kiến thức, lối tư duy, sáng tạo, thành tích, mối quan hệ,... Điểm yếu gồm các vấn đề bạn đang gặp trở ngại (đa phần là tính cách) và những thói quen xấu. Cơ hội gồm các thiết bị hỗ trợ, ước mơ, kiến thức bên ngoài bổ trợ cho sự phát triển. Thách thức gồm các yếu tố gây tác động đến quyết định và suy nghĩ cá nhân.

Ví dụ thực tiễn về mô hình SWOT:

Công ty TNHH ABC - Lĩnh vực sản xuất đồ gỗ nội thất muốn tuyển dụng một Giám đốc sản xuất mới để nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà máy. Áp dụng mô hình SWOT để phân tích thực tế, ta có:

Yếu tố

Chi tiết

• Điểm mạnh (Strengths)

- Có đội ngũ công nhân lành nghề

- Nhà máy có xưởng sản xuất quy mô lớn, trang thiết bị hiện đại

- Thương hiệu lâu năm được khách hàng  tin tưởng

• Điểm yếu (Weaknesses)

- Thiếu nhân sự quản lý cấp cao có kinh nghiệm trong ngành sản xuất đồ gỗ

-  Quy trình sản xuất chưa được tối ưu hóa

• Cơ hội (Opportunities)

- Thị trường đồ gỗ nội thất đang phát triển

- Xu hướng tiêu dùng đồ gỗ tự nhiên, nội thất bo góc ngày càng tăng

• Thách thức (Threats)

- Cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp nước ngoài

- Chi phí nguyên liệu đầu vào tăng cao

Phân tích SWOT chi tiết và xây dựng chiến lược tuyển dụng:

• S-O: Tận dụng đội ngũ công nhân lành nghề và quy mô nhà máy để tìm kiếm ứng viên có khả năng quản lý sản xuất lớn, có kinh nghiệm triển khai các dự án sản xuất quy mô lớn.

• W-O: Nhằm khắc phục điểm yếu về quy trình sản xuất, công ty phải tìm kiếm ứng viên có kiến thức về tối ưu hóa quy trình sản xuất - lắp đặt, có khả năng ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất để nâng cao hiệu quả.

• S-T: Để đối phó với cạnh tranh gay gắt, công ty cần tìm ứng viên có khả năng đổi mới, sáng tạo, có thể phát triển các sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu của thị trườn.

• W-T: Để giảm thiểu tác động của chi phí nguyên liệu đầu vào tăng cao, công ty nên tìm ứng viên có khả năng quản lý chi phí hiệu quả, có kinh nghiệm đàm phán với nhà cung cấp.​

Dựa trên kết quả phân tích SWOT, công ty sẽ xây dựng hồ sơ tuyển dụng để đăng tuyển trên các trang tuyển dụng uy tín như CareerViet, CareerViet, bao gồm:

Yêu cầu về kinh nghiệm: Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm quản lý sản xuất trong ngành đồ gỗ.

Kỹ năng: Quản lý sản xuất, tối ưu hóa quy trình, lãnh đạo, giao tiếp, đàm phán.

Kiến thức: Hiểu biết về công nghệ sản xuất đồ gỗ, quy định về an toàn lao động.

Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành liên quan.

Một số câu hỏi với mô hình SWOT

Ai nên áp dụng mô hình SWOT?

Mô hình SWOT là một công cụ phân tích vô cùng hữu ích, có thể áp dụng cho nhiều đối tượng khác nhau, từ cá nhân ( sinh viên, người đi làm, người muốn khởi nghiệp,...) đến tổ chức, doanh nghiệp (Các cấp quản lý, Bộ phận Marketing - Nhân sự - Kinh doanh,....)

Khi nào nên vận dụng ma trận SWOT?

Bạn nên áp dụng ma trận SWOT khi:

• Lập kế hoạch cho một dự án mới

• Đánh giá hiệu quả của một dự án đang diễn ra

• Phân tích tình hình cạnh tranh

• Ra quyết định quan trọng

• Đánh giá bản thân…

SWOT được xem là ma trận cho ra kết quả phân tích xác đáng và phù hợp với thực tế khi. Vì vậy, việc ứng dụng mô hình này vào giải quyết các vấn đề là phương pháp rất khả thi và phổ biến. Bằng cách phân tích SWOT bản thân, bạn sẽ tự tin hơn khi tạo nên một CV ấn tượng và phù hợp với từng vị trí ứng tuyển. Để khám phá thêm nhiều mẫu CV chất lượng và các bài viết hữu ích khác, hãy truy cập ngay CareerViet.vn nhé!