Trưởng phòng Thanh Quyết toán

Job Description

1. Xây dựng kế hoạch thanh quyết toán hàng năm của Tổng Công ty và các công ty thành viên (BUs).
- Xây dựng kế hoạch tổng thể công tác thanh quyết toán hợp đồng cung ứng, mua sắm, thi công, dịch vụ… hằng năm của Tổng Công ty và các đơn vị thành viên.
- Phối hợp Phòng Đấu thầu, Phòng Cung ứng và các đơn vị sử dụng để dự trù, lập kế hoạch khối lượng và ngân sách quyết toán.
- Đề xuất tiến độ, nguồn lực và các biện pháp nâng cao hiệu quả, giảm tồn đọng hồ sơ quyết toán.

2. Triển khai thanh quyết toán và theo dõi các khoản phạt, bảo lãnh trong phạm vi Tổng Công ty.
- Chủ trì, điều phối và kiểm soát việc thực hiện thanh toán, quyết toán các hợp đồng thuộc Ban Cung ứng Đấu thầu.
- Theo dõi, cập nhật tình trạng bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo hành, phạt vi phạm, khấu trừ nghĩa vụ... đảm bảo đúng quy định hợp đồng.
- Phối hợp các phòng chức năng (Tài chính, Kiểm soát nội bộ, Pháp chế...) để rà soát hồ sơ trước khi trình phê duyệt.

2. Triển khai thanh quyết toán và theo dõi các khoản phạt, bảo lãnh trong phạm vi Tổng Công ty.
- Chủ trì, điều phối và kiểm soát việc thực hiện thanh toán, quyết toán các hợp đồng thuộc Ban Cung ứng Đấu thầu.
- Theo dõi, cập nhật tình trạng bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo hành, phạt vi phạm, khấu trừ nghĩa vụ... đảm bảo đúng quy định hợp đồng.
- Phối hợp các phòng chức năng (Tài chính, Kiểm soát nội bộ, Pháp chế...) để rà soát hồ sơ trước khi trình phê duyệt.

4. Lập kế hoạch dòng tiền chi định kỳ/đột xuất cho Phòng/Ban chuyên môn để theo dõi và điều chỉnh ngân sách kịp thời.
- Tổng hợp nhu cầu chi thanh toán, quyết toán từ các dự án, hợp đồng trong hệ thống.
- Phối hợp với Phòng Kế hoạch – Ngân sách và Tài chính để xây dựng kế hoạch dòng tiền chi phù hợp tiến độ.
- Đánh giá, phân tích chênh lệch giữa kế hoạch và thực chi, đề xuất điều chỉnh.

5. Theo dõi các khoản phạt, khấu trừ, bảo lãnh các loại; và thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định
- Theo dõi, cập nhật, tổng hợp tình hình các khoản bảo lãnh thực hiện, bảo hành, phạt chậm tiến độ, khấu trừ công nợ, và các nghĩa vụ tài chính khác.
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ thanh quyết toán, hợp đồng, biên bản nghiệm thu theo đúng quy định, đảm bảo khả năng truy xuất nhanh và an toàn dữ liệu.
- Phối hợp Phòng Pháp chế và Kiểm toán nội bộ trong công tác hậu kiểm, kiểm tra định kỳ.

6. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống
- Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Ban/Phòng: Quy định, Quy trình, Biểu mẫu, Quy chế triển khai (Checklist) công việc,… đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Ban/Phòng được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Ban/Phòng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân sự kế thừa.
- Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tổng Công ty. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ Ban/Phòng. Đồng bộ hóa dữ liệu hướng đến số hóa và AI hóa toàn bộ hệ thống quản trị nghiệp vụ chuyên môn.
- Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại Đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về quản lý rủi ro.
- Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Ban/Phòng sử dụng, vận hành, quản lý.

Job Requirement

- Hiểu biết sâu về quy trình đấu thầu, hợp đồng, thanh toán – quyết toán.
- Nắm vững các quy định pháp lý liên quan đến Luật Đấu thầu, Luật Xây dựng, Luật Dân sự, Luật Doanh nghiệp.
- Kiến thức về quản lý tài chính, kiểm soát chi phí và lập kế hoạch ngân sách trong hoạt động cung ứng – đấu thầu.

Ưu tiên có các chứng chỉ liên quan đến đấu thầu, hợp đồng, quản trị dự án, hoặc kế toán – tài chính (VD: Chứng chỉ hành nghề đấu thầu, PMP, CFO/Chief Accountant…).

- Tối thiểu 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đấu thầu, hợp đồng, thanh toán – quyết toán, trong đó có ít nhất 3 năm ở vị trí quản lý.

- Có kinh nghiệm xây dựng kế hoạch và triển khai thanh quyết toán.
- Có kinh nghiệm trực tiếp trong công tác thanh toán – quyết toán hợp đồng mua sắm, thi công, dịch vụ, đặc biệt các gói thầu lớn, đa đơn vị.
- Kinh nghiệm phối hợp với các phòng Tài chính, Kiểm toán, Pháp chế, và các BUs trong công tác rà soát hồ sơ quyết toán.
- Am hiểu quy trình kiểm soát, lưu trữ và hậu kiểm hồ sơ cung ứng – đấu thầu.'- Có kinh nghiệm xây dựng kế hoạch, tổ chức điều phối đội ngũ chuyên viên thanh quyết toán.
- Quản lý tiến độ, chất lượng và kiểm soát rủi ro trong hoạt động thanh quyết toán toàn hệ thống.

- Tư duy hệ thống, logic và khả năng ra quyết định chính xác.
- Kỹ năng phân tích dữ liệu, kiểm soát ngân sách, dự báo chi phí.
- Kỹ năng thương lượng, đàm phán và phối hợp với các đơn vị liên quan.
- Kỹ năng quản lý dự án và tổ chức triển khai quy trình thanh quyết toán đồng bộ.
- Kỹ năng quản lý nhân sự, đào tạo, phát triển đội ngũ chuyên môn.
- Thành thạo Excel nâng cao, các phần mềm quản lý hợp đồng, FAST/ERP/SAP, MS Office.
- Tiếng Anh giao tiếp chuyên ngành là lợi thế.