[Nova Wellness] Thư ký tổng hợp (Trợ lý CEO)

Job Description

Nhiệm vụ 1: Tiếp nhận, xử lý hồ sơ trình ký & lưu trữ chứng từ:

- Thực hiện công tác soạn thảo và lưu trữ hồ sơ tài liệu theo yêu cầu của Ban TGĐ và quản lý;

- Phân loại hồ sơ, kiểm soát hình thức văn bản, kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác đúng thủ tục & quy trình theo phân quyền phê duyệt;

- Tiếp nhận & trình ký hồ sơ, hỗ trợ chuyển giao hồ sơ cho các Phòng ban theo đúng phân quyền.

- Rà soát và kiểm tra hồ sơ trước khi trình ký.

- Chịu trách nhiệm lưu trữ và kiểm soát tài liệu của Ban/Phòng/Đơn vị phụ trách.

Nhiệm vụ 2: Thực hiện và điều phối công tác đối nội & đối ngoại:

- Sắp xếp, điều phối lịch họp, đảm bảo tất cả thành viên tham dự nắm rõ mục tiêu, nội dung họp;

- Theo dõi công việc, đôn đốc tiến độ triển khai sau họp và báo cáo trong cuộc họp kế tiếp;

- Đặt lịch họp nội bộ và thông báo, nhắc lịch các thành viên tham dự;

- Đón khách và sắp xếp lịch họp với đối tác của TGĐ/PTGĐ;

- Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo đến các Đơn vị;

- Truyền đạt ý kiến/chỉ đạo/thông điệp/ quyết định của TGĐ/PTGĐ đến các Phòng ban chuyên môn. Theo dõi, đôn đốc, hỗ trợ và cập nhật báo cáo kết quả theo hạn định đề ra;

- Tham gia một số cuộc họp liên quan đến việc vận hành và hoạt động khi có yêu cầu từ TGĐ/PTGĐ;

- Tổng hợp báo cáo tiến độ công việc các phòng ban để kịp thời phối hợp, giải quyết và báo cáo lên TGĐ/PTGĐ.

Nhiệm vụ 3: Thực hiện công việc hành chính:

- Chuẩn bị biên bản họp, báo cáo,... theo yêu cầu;

- Thực hiện các công việc liên quan đến nghĩa vụ & quyền lợi theo chính sách chung của Tập đoàn;

- Nhắc lịch làm việc, lập & thông báo lịch làm việc/lịch công tác của Hội đồng Điều hành đến các Phòng ban liên quan;

- Điều phối công tác hành chính chung của phòng ban.

Nhiệm vụ 4: Tổng hợp báo cáo, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện các mục tiêu của Ban/Phòng/ Đơn vị:

- Tổng hợp, kiểm tra các báo cáo công việc của các phòng ban/ Đơn vị;

- Theo dõi, kiểm tra và đôn đốc Phòng Ban triển khai các mục tiêu theo kế hoạch đã được phân công;

- Báo cáo Tổng Giám Đốc các vấn đề phát sinh tại Đơn vị/Ban/Phòng;

Nhiệm vụ 5: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên trong phạm vi chuyên môn.

Job Requirement

• Giới tính: Nữ. Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư lý, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành khác có liên quan);
• Có từ 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Thư ký, Trợ lý Giám đốc, Chủ tịch HĐQT,... tại các Tập đoàn và Công ty có quy mô lớn;
• Chiều cao tối thiểu 1m6. Tác phong gọn gàng, ngoại hình ưa nhìn;
• Nghiệp vụ thư ký, văn thư lưu trữ, phân tích tổng hợp báo cáo. Khả năng quản lý hồ sơ tốt;
• Có kiến thức về công tác Hành chính, Quản lý và lưu trữ hồ sơ (ISO, 5S);
• Hiểu cơ cấu tổ chức, đinh hướng và chiến lược của công ty từng thời kỳ;
• Ưu tiên ứng viên có kiến thức chung về lĩnh vực Thương mại Dịch vụ;
• Kỹ năng theo dõi và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên;
• Khả năng làm việc dưới áp lực cao và thích ứng nhanh với hoàn cảnh;
• Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;
• Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt;
• Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh; Thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint…).