Project Secretary

Mô tả Công việc

2.1. Hỗ trợ điều phối và giám sát tiến độ dự án

· Theo dõi và cập nhật tiến độ triển khai các dự án thuộc phạm vi phụ trách của Phòng.

· Chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ, tài liệu, báo cáo, biên bản họp, tờ trình và các văn bản liên quan.

· Tổng hợp, rà soát các mốc công việc, hành động sau họp, đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đúng thời hạn.

2.2. Quản lý và lưu trữ thông tin dự án

· Tổ chức hệ thống lưu trữ hồ sơ, dữ liệu dự án một cách khoa học, bảo mật và dễ tra cứu.

· Hỗ trợ chuẩn hóa biểu mẫu, quy trình báo cáo, và công cụ theo dõi tiến độ chung của phòng.

2.3. Giao tiếp và phối hợp công việc

· Là đầu mối liên hệ hành chính giữa Phòng và các phòng ban khác trong hệ thống.

· Phối hợp với các phòng ban chức năng (Tài chính kế toán, Nhân sự, Đào tạo lâm sàng, v.v…) để tổng hợp thông tin phục vụ công tác dự án.

· Hỗ trợ công tác chuẩn bị nội dung, tài liệu, báo cáo, hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị và làm việc với đối tác trong và ngoài nước.

· Thực hiện biên dịch, phiên dịch, hoặc soạn thảo tài liệu song ngữ (Anh – Việt) khi được phân công.

2.4. Hỗ trợ hành chính – tổng hợp

· Quản lý lịch làm việc, lịch họp, công văn, chứng từ, đề xuất chi phí, công tác của phòng.

· Thực hiện các công việc hành chính, tổng hợp số liệu định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Trưởng phòng.

· Tham gia phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ, đào tạo, hoặc chương trình chuyên môn khi cần.

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Ngoại thương, Ngôn ngữ Anh, hoặc các ngành liên quan.
• Không yêu cầu kinh nghiệm. Ưu tiên ứng viên có trải nghiệm thực tập, dự án hoặc hoạt động hỗ trợ điều phối, hành chính, hoặc quản lý văn phòng.
• Tiếng Anh thành thạo, tương đương IELTS 7.0 trở lên (hoặc TOEFL iBT 95+, TOEIC 900+). Có khả năng soạn thảo, giao tiếp và trao đổi công việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp.
• Thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Ưu tiên ứng viên biết sử dụng các phần mềm quản lý dự án (Microsoft Project, Notion, Smartsheet, Trello, ...).
• Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch và quản lý thời gian tốt.
• Khả năng tổng hợp, trình bày và viết báo cáo rõ ràng, logic.
• Cẩn trọng, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm và bảo mật cao.
• Giao tiếp tốt, chủ động và có khả năng phối hợp đa phòng ban trong môi trường chuyên nghiệp.