[NovaService] Trưởng phòng Quản lý tài sản

Mô tả Công việc

1. Thực hiện các công tác về tài sản toàn Tổng Công ty
- Triển khai các chủ trương công việc đến nhóm, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các công việc trong nhóm, đảm bảo các hoạt động của nhóm được hoàn thành kịp thời, nhanh chóng.
- Quản lý, giám sát các công việc liên quan đến tài sản tại các khu vực được phân công (tại HO và giám sát dữ liệu/hoạt động của các BU).
- Quản lý việc điều chuyển các tài sản tiết kiệm, nhanh chóng; thực hiện điều chuyển theo quy trình đã được phê duyệt và cập nhật hệ thống.
- Thực hiện quản lý, cấp phát, thu hồi tài sản tại khu vực được phân công kịp thời và chính xác theo đúng quy trình QLTS hiện hành.
- Đảm bảo HO là đầu mối trong việc chuẩn hóa mã, danh mục tài sản; hướng dẫn BU cập mã/mã hoá và quy trình nhập liệu.
- Quản lý Cập nhật thông tin tài sản trên hệ thống khi có thay đổi về vị trí, người dùng.
- Quản lý thanh lý, hủy bỏ theo đúng quy định; phối hợp với Kế toán/Finance để xử lý ghi sổ/phân loại chi phí liên quan.
- Tham gia kiểm kê theo lịch kiểm kê của Tập đoàn; chủ trì kiểm kê tại HO và giám sát/kiểm tra thực hiện kiểm kê tại các BU.
- Tổng hợp, đối chiếu, báo cáo kết quả kiểm kê; phân tích chênh lệch và đề xuất biện pháp xử lý.
- Tham gia rà soát, đề xuất cải tiến các Quy trình/Quy định hiện hành để công việc của nhóm được hiệu quả.

2. Thực hiện các công tác về bố trí văn phòng tại HO
- Quản lý, theo dõi, điều phối thực hiện các công việc bố trí văn phòng, khu vực làm việc kịp thời, hợp lý, tiết kiệm và nhanh chóng theo đúng tiêu chuẩn và quy trình QLVP
- Theo dõi việc cập nhật lên ổ chung layout văn phòng làm việc của các thành viên trong nhóm theo khu vực được phân công đảm bảo kịp thời và đầy đủ.
- Quản lý văn phòng làm việc phối hợp với phòng/ ban/ bộ phận liên quan thực hiện cải tạo, sửa chữa văn phòng, bố trí chỗ làm việc cho nhân viên.
- Trong trường hợp bố trí liên quan tài sản lớn (mua mới, điều chuyển liên BU), đảm bảo tuân thủ quy trình QLTS và cập nhật đầy đủ trên hệ thống.

3. Thực hiện các báo cáo định kỳ và theo yêu cầu
- Thực hiện báo cáo kết quả công việc theo đinh kỳ và theo yêu cầu của cấp quản lý.
- Thực hiện báo cáo/cập nhật biến động tài sản định kỳ
- Thực hiện báo cáo/cập nhật chi phí hành chính định kỳ (nếu có)

4. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống
- Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Ban/Phòng: Quy định, Quy trình, Biểu mẫu, Quy chế triển khai (Checklist) công việc,… đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Ban/Phòng được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Ban/Phòng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân sự kế thừa.
- Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tổng Công ty. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ Ban/Phòng. Đồng bộ hóa dữ liệu hướng đến số hóa và AI hóa toàn bộ hệ thống quản trị nghiệp vụ chuyên môn.
- Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại Đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về quản lý rủi ro.
- Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Ban/Phòng sử dụng, vận hành, quản lý.

5. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên

Yêu Cầu Công Việc

1. Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên nghành Quản trị Nhân sự/ Kinh tế/ Quản trị kinh Doanh/ Luật,… hoặc tương đương.

2. Kiến thức: Kiến thức chung về lĩnh vực quản lý tài sản, kiểm kê, quy trình QLTS.

3. Kinh nghiệm: Tối thiểu 05 - 07 năm kinh nghiệm Quản lý tài sản/ hành chính văn phòng; ưu tiên có kinh nghiệm quản lý tài sản trong tập đoàn hoặc hệ thống nhiều đơn vị.

Từ 02–03 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý cấp trung/cấp phòng, trực tiếp điều hành đội ngũ nhân sự.

4. Kỹ năng: 

- Kỹ năng phân tích và báo cáo.
- Kỹ năng giao tiếp và phối hợp hiệu quả.
- Kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm.
- Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề.
- Kỹ năng quản lý thời gian.
- Thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint…)