Chuyên Viên Hành Chính Tổng Hợp

Mô tả Công việc

A. Công bố thông tin & Quản trị website

1. Thực hiện công bố thông tin:

- Soạn thảo, rà soát và đăng tải các thông tin định kỳ và bất thường theo quy định (báo cáo tài chính, nghị quyết HĐQT, ĐHĐCĐ, thay đổi nhân sự cấp cao, cổ đông…)

- Đầu mối liên hệ, cung cấp thông tin lên HOSE/HNX/UBCKNN và đăng tải, công bố thông tin lên các kênh thông tin theo quy định.

- Lưu trữ hồ sơ công bố thông tin theo quy định.

2. Cập nhật thông tin trên website công ty:

- Phụ trách mục “Quan hệ Cổ đông” trên website của Công ty.

- Phối hợp IT trong công tác quản trị website của Công ty đảm bảo nội dung chính xác, trình bày chuẩn thương hiệu.

3. Quan hệ cổ đông (IR):

- Hỗ trợ tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên/bất thường (chuẩn bị tài liệu, danh sách cổ đông, gửi thông báo họp....)

- Cập nhật danh sách cổ đông, hỗ trợ tiếp nhận và phản hồi thông tin.

- Tham gia soạn thảo báo cáo thường niên, báo cáo quản trị công ty.

4. Quản trị công ty:

- Hỗ trợ Người phụ trách quản trị Công ty và Thư ký HĐQT trong công tác hành chính: gửi thư mời, chuẩn bị tài liệu, lập biên bản họp.

- Theo dõi và tổng hợp các nghị quyết, quyết định của HĐQT, Ban TGĐ.

- Hỗ trợ công tác nhân sự thuộc thẩm quyền HĐQT (các thủ tục bãi miễn, bổ nhiệm, điều chỉnh nhân sự….)

B. Hành chính tổng hợp

- Phụ trách các công tác hành chính: quản lý cơ sở vật chất (thiết bị, văn phòng phẩm), mua sắm, và chấm công.

- Tiếp đón và hướng dẫn khách, ứng viên, đối tác đến làm việc tại trụ sở.

- Quản lý khu vực lễ tân/pantry: đảm bảo gọn gàng, chuyên nghiệp, hình ảnh thương hiệu nhất quán

- Tiếp nhận, chuyển phát và lưu sổ công văn – thư từ – bưu phẩm.

- Hỗ trợ đặt phòng họp, chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp nội bộ, họp HĐQT, họp cổ đông.

- Hỗ trợ các công tác nhân sự - hành chính tổng hợp khác theo yêu cầu tại từng thời điểm

- Hỗ trợ công tác đoàn thể và các hoạt động nội bộ của Công ty: truyền thông nội bộ, đón nhân viên mới, lễ chào mừng, sự kiện nội bộ….

Yêu Cầu Công Việc

1. Trình độ học vấn

- Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành: Luật, Truyền thông, Quản trị kinh doanh, Tài chính, Kinh tế.

2. Kinh nghiệm

- Tối thiểu 2 năm trở lên ở vị trí công việc liên quan: Hành chính, văn phòng HĐQT hoặc Thư ký HĐQT; ưu tiên có kinh nghiệm làm việc tại doanh nghiệp niêm yết và/hoặc am hiểu quy định công bố thông tin.

3. Kỹ năng chuyên môn

- Soạn thảo văn bản, thư từ chuyên nghiệp. Giao tiếp – ứng xử chuẩn mực. Thành thạo tin học văn phòng, quản trị website cơ bản (WordPress, CMS).

4. Kỹ năng cần thiết

- Kỹ năng làm việc nhóm

- Kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc

- Kỹ năng giải quyết vấn đề

5. Tính cách/ Thái độ/ Phẩm chất

- Trung thực, cẩn trọng, tác phong chuyên nghiệp, tinh thần phục vụ và bảo mật thông tin cao.

6. Ngoại hình: Ưa nhìn

7. Trình độ ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu văn bản

Chế độ đãi ngộ

- Mức lương cạnh tranh dựa theo năng lực bản thân;

- Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng theo kết quả làm việc, các ngày Lễ trong năm;

- Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định;

- Chú trọng việc tái tạo sức lao động thông qua các hoạt động ngoại khóa, du lịch, các hoạt động văn hóa – thể thao

- Du lịch, sinh nhật hàng năm, thăm hỏi khi ốm đau…